Tools für den Arbeitsalltag

10. Juli 2020

Lisa Rossmann

Digital Marketing Management

Lisa ist seit 2019 Teil des droxIT Marketing-Teams. Mit ihrer Kreativität und ihrem visuellem Gespür verwandelt sie jede Idee in brillante Bilder.

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Wir arbeiten als Team nach dem Remote-First-Prinzip. Um unseren Arbeitsalltag im Home Office zu strukturieren, setzten wir auf Online-Tools. In diesem Beitrag stellen wir unsere besten Tools vor und erklären, wie diese am besten kombiniert und eingesetzt werden.

Jedes Unternehmen - vom Start-Up bis zum traditionsreichen Familienbetrieb - wünscht sich eine gute Zusammenarbeit ihrer Teams. Digitale Programme und Online-Tools können dabei helfen, dass Teamwork, die Kommunikation und die Arbeitsorganisation erheblich zu vereinfachten. Gerade dann, wenn ein Teil der Kollegschaft im Home Office arbeitet.

Grundvoraussetzungen schaffen

Ein Faktor, damit das Arbeiten im Home Office funktioniert, scheint offensichtlich: Jeder Home-Worker muss remoten Zugriff auf alle relevanten Ordner, Dateien und Programme haben. Viel zu selten ist das jedoch der Fall.

Es empfiehlt sich, Daten zusätzlich online in einer Cloud zu speichern, damit sie ortsunabhängig zugänglich sind. Auch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument wird so erleichtert. Beinahe in Echtzeit sind die Änderungen des Kollegen sichtbar und Dokumente müssen nicht mehr per Mail hin- und hergeschickt werden.

Wir nutzen Microsoft OneDrive für grundlegende Dokumente und Atlassian Confluence für Besprechungsnotizen und zur Wissensdokumentation. Confluence bietet zusätzlich die Möglichkeit, einzelne Dokumente zu „beobachten“, um über Änderungen informiert zu werden. Projektstände können so einfach mitverfolgt werden.
Eine gute kostenlose Alternative ist Google Drive.

Wichtig ist natürlich immer, die Datenschutz-Bedingungen der einzelnen Anbieter für den eigenen Anwendungsfall zu prüfen. 

Kommunikation beschleunigen

Einen massiven Vorteil in der Kommunikation bieten Chat-Tools.
Jeder kennt Mails mit dem Betreff „RE: AW: RE: RE: AW: RE: AW: …“. Durch den Einsatz von Chats, gehören solche „Kettenbriefe“ der Vergangenheit an.

Wie in herkömmlichen Messanger-Apps können auch in Unternehmens-Chats Gruppen oder „Channels“ angelegt werden, um die Teams zu vernetzen. Wir haben zum Beispiel Marketing-, Sales- oder Entwickler-Channels, die explizit von den jeweiligen Abteilungen genutzt werden.
Andere Channels stehen allen Mitarbeitern offen und dienen dem Ideen-Austausch, der Information oder der Terminabsprache.

In den Chats ist der Umgangston meist locker und informell, wodurch gleichzeitig das Gemeinschaftsgefühl gestärkt wird.
Wichtig ist allerdings, im Vorfeld den Sinn und Zweck jedes Channels zu definieren, damit die Kommunikation dauerhaft funktionieren kann.

Wir haben uns für Slack entschieden, da es nicht nur Chats, sondern auch Calls unterstützt und viele externe Tools integriert werden können. So laufen verschiedene Benachrichtigungen zentral zusammen und erreichen immer die richtigen Mitarbeiter.

Aufgaben gemeinsam bearbeiten

Auch im Home Office können Aufgaben gemeinsam in kleinen Teams bearbeitet werden. Dazu bieten sich dauerhafte Calls und Screensharing an. Die konstanten Calls helfen, Probleme schnell zu beheben und fördern den Austausch zwischen den Kollegen. Geteilte Bildschirme machen es möglich, anderen auch auf die Distanz „über die Schulter zu schauen“.

In der Software-Entwicklung ist das sogenannte „Pair Programming“ schon lange gängige Praxis. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es sich auch in anderen Bereichen anbietet und nutzen Screensharing häufig, um uns abzustimmen oder etwas zu erklären. Es kommt daher deutlich seltener zu Missverständnissen oder Abstimmungsfehlern.

Bloß nicht den Überblick verlieren!

Damit jedes Teammitglied seine Arbeit optimal organisieren kann, sollte ein Aufgaben-Tool eingesetzt werden.
Ein solches Programm ermöglicht die Erstellung einzelner Aufgaben sowie die Zuweisung an einzelne Mitarbeiter. Kurze Erklärtexte garantieren, dass auch andere Kollegen wissen, was zu tun ist. Zusätzliche Checklisten helfen, alle Aufgaben abzuarbeiten.
Zudem können der Arbeitsstatus (z.B. In progress, Update requested, complete) oder Deadlines festgehalten werden.

Meist ist es besser, große Aufgaben in kleine Unteraufgaben zu unterteilen. So kann der Zeitaufwand realistischer eingeschätzt werden und die Arbeitswoche lwird gut planbar. Lange haben wir für unser Aufgabenmanagement Trello verwendet, doch als unser Team gewachsen ist, sind wir auf ClickUp umgestiegen.

Alle Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Mitarbeiter-Magazine oder Zeitungen sind eine großartige Möglichkeit, alle Kollegen über News und Erfolge zu informieren. Mitarbeiter im Home Office erreichen solche Neuigkeiten nur selten.

Eine digitale Alternative ist daher ideal, um alle zu informieren und darüber hinaus Ressourcen zu sparen. Statt einer Printversion könnte die Zeitung etwa als PDF per Mail verschickt werden.

Eine vielversprechende Alternative bieten spezielle Portale wie IK-up!
Hier können Neuigkeiten im Web oder in einer Apps publiziert und gelesen werden. Mitarbeiter können eigene Artikel gestalten und veröffentlichen.
Kommentar- sowie Umfrage-Optionen ermöglichen den Austausch und die Interaktion zwischen der Belegschaft. So verpasst keiner mehr das nächste Teamevent und ist über alle Neuigkeiten bestens informiert.

Übung macht den Meister

Doch wie der Name schon sagt: „Tools“ sind Werkzeuge, deren korrekte Anwendung erprobt werden muss.
Hilfreich ist es, für die Mitarbeiter einen Leitfaden zu erstellen, der jedes Tool und seine entsprechende Funktion kurz erklärt.

Darüber hinaus ist Geduld gefragt. Bei jedem neu eingeführten Programm ist es wichtig, die Teammitglieder abzuholen und mit den Anwendungen vertraut zu machen. Fehler in der Nutzung sind anfangs unvermeidlich und erst nach ein paar Wochen wird alles reibungslos klappen.

Nicht selten stellt das Team nach einer Weile fest, dass ein gewähltes Tool doch nicht optimal für den individuellen Anwendungsfall ist. Dann gilt es, ein alternatives Tool zu testen.

Alle Tools im Überblick

Lisa Rossmann

Über den Autor
Lisa ist seit 2019 Teil des droxIT Marketing-Teams. Mit ihrer Kreativität und ihrem visuellem Gespür verwandelt sie jede Idee in brillante Bilder.

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